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Adjoint exécutif

Lieu du poste : Montréal
Service : Direction générale
Horaire : Temps plein | 34,5 h/semaine
Entrée en fonction : juillet 2017
Salaire : Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe.

Description

Relevant du directeur général, la personne titulaire de ce poste effectue un large éventail de tâches administratives et corporatives associées au conseil d’administration et à ses comités. Cela implique une gestion efficace des divers processus du conseil et de ses comités de manière à assurer un excellent fonctionnement des opérations ainsi que la coordination de toute activité associée à l’assemblée générale annuelle. Elle travaillera en étroite collaboration avec le directeur général et les différentes instances de gouvernance afin d’assurer que les affaires sont menées de manière efficace et en conformité avec les règlements généraux.


Responsabilités

  • Assister le directeur général dans divers mandats ou dossiers et en effectuer le suivi auprès des intervenants concernés
  • Assurer la planification et l’organisation administrative de cette direction
  • Préparer les dossiers administratifs et décisionnels avant la présentation aux instances de l'Association
  • Obtenir de sources diverses les documents additionnels à la bonne compréhension des dossiers. Assurer le respect des échéanciers
  • Recevoir, filtrer et acheminer les requêtes soumises à la direction. Cerner les priorités. Effectuer le traitement des demandes relevant de sa compétence. Intervenir auprès des instances concernées afin d’obtenir les informations pertinentes et faire apporter les correctifs dans le respect des politiques et directives en vigueur
  • Analyser la correspondance et en dégager les actions, assurer le suivi et exercer le contrôle nécessaire
  • Organiser et coordonner des réunions ou rencontres de comités, ponctuelles ou statutaires tout en s’assurant de l’organisation matérielle. Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi
  • Assumer des responsabilités de conception, de mise en œuvre et de réalisation de projets et formuler des recommandations
  • Élaborer et recommander des méthodes de travail ainsi que des actions ou interventions nécessaires à la réalisation des activités dans le respect des différentes politiques et directives
  • Assister l'équipe de direction dans la planification du travail en prenant en considération les priorités, les engagements, les délais et les besoins.

Exigences

  • Détenir un certificat en administration, DEC en technique de bureautique ou administration ou dans un domaine connexe
  • Connaissance approfondie (niveau avancé) des logiciels MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Access)
  • Maîtrise parfaite du français tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit
  • Flexibilité pour s’adapter à des horaires prolongés.

Expérience minimale requise

  • 5 à 8 années d’expérience pertinente dans un poste d’adjoint à la direction (connaissance du milieu associatif, un atout)
  • Expérience en secrétariat corporatif.

Habiletés

  • Forte capacité en rédaction administrative
  • Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles : entregent et diplomatie
  • Orientation marquée vers le service à la clientèle
  • Respect des échéanciers et bonne gestion des priorités
  • Sens de la planification et de l’organisation
  • Leadership, autonomie et initiative
  • Bon jugement, discrétion, maturité, tact, sens de l’éthique et intégrité
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Flexibilité et capacité d’adaptation
  • Disponible pour effectuer des heures supplémentaires à l'occasion et des déplacements à l’extérieur de la région de Montréal.