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Adjointe administrative (SST)

Lieu du poste : Montréal
Service : Santé, sécurité et Mutuelles de prévention
Horaire : Temps plein | 34,5 h/semaine
Entrée en fonction : immédiate
Salaire : Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe.

Soumettez votre candidature en transmettant par courriel votre curriculum vitae et une lettre d'accompagnement à l'adresse suivante : ressourceshumaines@prov.acq.org.


Description

Sous la supervision du directeur Santé, Sécurité et Mutuelles de prévention, le titulaire du poste est responsable d’assister et de contribuer à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de secrétariat et de support administratif.


Responsabilités

  • Assister l'équipe de la Direction dans la planification du travail en prenant en considération les priorités, les engagements, les délais et les besoins internes des ressources
  • Effectuer l’entrée de données dans les différents systèmes de gestion de la relation client
  • Assurer la gestion efficiente de l’exercice de l’intégrité et de la justesse des données de nos clients et membres de nos différents Services de gestion de la SST
  • Participer activement aux activités de soutien des campagnes annuelles de nouveaux membres de nos Mutuelles de prévention ACQ
  • Assurer les tâches courantes de secrétariat, filtrer les appels, les visites, répondre aux demandes de formulaires, de documentation, etc.
  • Rédiger des comptes rendus, des lettres et des notes de service, monter des tableaux et tableaux de bord dans un chiffrier
  • Recueillir et résumer l’information nécessaire à la rédaction de rapports
  • Établir les rendez-vous, coordonner les activités pour l’organisation des réunions, formations, comités, etc.
  • Classer et mettre à jour les dossiers et la correspondance de la Direction
  • Effectuer le classement des différents documents et dossiers
  • Trier et analyser le courrier
  • S’assurer d’une mise en page et de la conformité des documents à l’image de marque
  • Effectuer toute autre tâche connexe reliée à ses compétences et au bon fonctionnement de la Direction
  • Offrir un support aux autres adjointes administratives afin d’atteindre les résultats souhaités.

Exigences

  • Détenir une attestation collégiale en techniques de bureau ou dans une discipline appropriée
  • Détenir une expérience de 5 années en secrétariat
  • Démontrer une excellente connaissance des logiciels MS Office (minimalement Word, Excel et PowerPoint) connaissance du logiciel Access, un atout
  • Démontrer une expérience dans la gestion de base de données et de production de rapports
  • Démontrer une excellente connaissance du français parlé et écrit
  • Démontrer des qualités professionnelles artistiques dans la mise en page des documents
  • Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe et posséder de grandes habiletés en rédaction.

Habiletés

  • Autonomie
  • Assiduité
  • Sens du détail et minutie
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Flexibilité et capacité d’adaptation
  • Rapidité d’exécution
  • Réserve et discrétion.

Conditions de travail

Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe. De plus, l’ACQ offre un régime d’avantages sociaux des plus concurrentiels, dont sa participation aux fonds de pension de ses employés, la possibilité de travailler selon un horaire flexible durant l’année et de bénéficier de quatre semaines de vacances par année.

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.