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Adjointe administrative (Affaires juridiques et gouvernementales)

Lieu du poste : Montréal
Service : Affaires juridiques et gouvernementales
Horaire : Temps plein | 34,5 h/semaine
Entrée en fonction : immédiate
Salaire : Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe.

Soumettez votre candidature en transmettant par courriel votre curriculum vitae et une lettre d'accompagnement à l'adresse suivante : ressourceshumaines@prov.acq.org.


Description

Relevant de la Direction des affaires juridiques et gouvernementales, le titulaire du poste est responsable d’assister et de contribuer à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de secrétariat et de support administratif, principalement dans les matières liées au Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ).


Responsabilités

  • Recevoir et assurer le suivi des dossiers de plaintes du BSDQ, ainsi que des réunions du Comité de pratique professionnelle et de discipline de l’ACQ
  • Organiser des réunions, convoquer les membres et les entreprises concernés, faire les réservations de salles, dresser l’ordre du jour et préparer le matériel et les documents nécessaires en respectant les délais imposés
  • Préparer et transmettre diverses correspondances (lettre de décision, demande d’information, etc.) ainsi que les procès-verbaux
  • Recevoir et traiter les appels avec courtoisie et doigté
  • Trier et analyser la correspondance
  • Acheminer vers les personnes concernées, les demandes ou documents qui requièrent attention ou actions
  • Assister l'équipe dans la planification du travail en prenant en considération les priorités, les engagements, les délais et les besoins
  • Effectuer l’entrée de données dans les différents systèmes de bases de données
  • Effectuer le classement des différents documents et dossiers
  • S’assurer d’une mise en page et de la conformité des documents à l’image de marque
  • Préparer et mettre en page différents rapports, tableaux statistiques ou documents de nature administrative
  • À l’occasion, concevoir et mettre en page les présentations à l’aide d’un logiciel de présentation
  • Effectuer toute autre tâche connexe reliée à ses compétences et au bon fonctionnement de la Direction.

Exigences

  • Détenir une attestation collégiale en techniques de bureau ou dans une discipline appropriée
  • Détenir une expérience de 1 à 3 années en secrétariat
  • Démontrer une excellente connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel et PowerPoint) et connaissance du logiciel Access, un atout
  • Démontrer une excellente connaissance du français parlé et écrit
  • Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe.

Habiletés

  • Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles : entregent et diplomatie
  • Orientation marquée vers le service à la clientèle
  • Respect des échéanciers et bonne gestion des priorités
  • Sens de la planification et de l’organisation
  • Autonomie
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Flexibilité et capacité d’adaptation
  • Réserve et discrétion.

Conditions de travail

Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe. De plus, l’ACQ offre un régime d’avantages sociaux des plus concurrentiels, dont sa participation aux fonds de pension de ses employés, la possibilité de travailler selon un horaire flexible durant l’année et de bénéficier de quatre semaines de vacances par année.

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.