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Adjoint administratif – Coordination des ventes

Lieu du poste : Québec
Service : Santé, sécurité et Mutuelles de prévention
Horaire : Temps plein | 34,5 h/semaine
Entrée en fonction : novembre 2017
Salaire : Le salaire variera selon les compétences et l’expérience, et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe.

Soumettez votre candidature en transmettant par courriel votre curriculum vitae et une lettre d'accompagnement à l'adresse suivante : ressourceshumaines@prov.acq.org.


Description

Sous la supervision du coordonnateur aux ventes de la Direction de la santé, sécurité et Mutuelles de prévention, le titulaire sera responsable d’assister et de contribuer à l’efficacité administrative des activités de recrutement en effectuant des tâches de soutien logistique, de secrétariat et de support administratif.


Responsabilités

  • Assister le coordonnateur dans la planification du travail en prenant en considération les priorités, les engagements, les délais et les besoins internes de ressources
  • Assurer les tâches courantes de secrétariat, filtrer les appels, les visites, répondre aux demandes de futurs clients, de documentation, etc.
  • Rédiger des comptes rendus, des lettres et des notes de service, monter des tableaux dans un chiffrier
  • Recueillir et résumer l’information nécessaire à la rédaction de rapports
  • Organiser, optimiser et confirmer les rendez-vous des représentants des ventes et effectuer les appels de suivis
  • Classer et mettre à jour les dossiers et la correspondance du bureau
  • Effectuer le classement des différents documents et dossiers
  • Trier et analyser le courrier
  • Effectuer toute autre tâche connexe reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du bureau du coordonnateur
  • Offrir, si requis, un support aux autres adjointes administratives afin d’atteindre les résultats demandés.

Exigences

  • DEC en techniques de bureau ou l’équivalent
  • Expérience de 2 ans en secrétariat d’un service de ventes
  • Excellente connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel avancé), connaissance des logiciels Access et PowerPoint, un atout
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit
  • Maîtrise des règles de grammaire et d’orthographe et excellentes compétences rédactionnelles
  • Expérience ou connaissance en vente/représentation/télémarketing serait un atout.

Habiletés

  • Autonomie
  • Sens aigu du service à la clientèle
  • Assiduité
  • Sens du détail et minutie
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Flexibilité et capacité d’adaptation
  • Rapidité d’exécution
  • Réserve et discrétion.

Conditions de travail

Le salaire variera selon les compétences et l’expérience et ce, conformément à l’échelle prévue pour la classe. De plus, l’ACQ offre un régime d’avantages sociaux des plus concurrentiels, dont sa participation à un régime de retraite simplifié, la possibilité de travailler selon un horaire flexible ou compressé durant l’année et de bénéficier de quatre semaines de vacances par année.

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.