Association de la construction du Québec

OBJECTIF

L’Association de la construction du Québec s’engage à appliquer les mesures nécessaires afin d’assurer la protection de votre vie privée ainsi que la confidentialité des renseignements personnels collectés, transmis, détenus, utilisés, communiqués, conservés et détruits.

Ainsi, l’Association de la construction du Québec s’est dotée d’une politique de protection des renseignements personnels constituée de lignes directrices concernant la façon dont les renseignements personnels sont gérés par l’Association de la construction du Québec et par les membres de son personnel (ci-après collectivement l’« ACQ »), dans le cadre de ses activités.

Cette politique a pour but de :

1. Sensibiliser tous les membres du personnel de l’ACQ à la protection des renseignements personnels;
2. Prévoir le rôle et les responsabilités de tous les membres du personnel de l’ACQ et du Responsable à la protection des renseignements personnels de l’ACQ (ci-après « RPRP »);
3. Établir des règles particulières en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de destruction, de droit d’accès et de rectification des renseignements personnels.

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Avant de recueillir un renseignement personnel, l’ACQ doit préalablement :

1. Déterminer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis et avoir un intérêt sérieux et légitime.
2. La collecte doit se faire auprès de la personne concernée, sauf exception prévue par la loi, et doit se faire par des moyens licites.
3. Limiter la collecte aux renseignements personnels nécessaires à la réalisation aux fins visées.

Au moment de recueillir un renseignement personnel, et par la suite sur demande, l’ACQ doit informer la personne visée par la demande, en termes simples et clairs, notamment des éléments suivants :

1. Des fins auxquelles ses renseignements personnels sont recueillis (c.-à-d. l’objet du dossier);
2. Des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
3. De ses droits d’accès et de rectification de ses renseignements personnels;
4. De son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation de ses renseignements personnels;
5. Le cas échéant, du nom des tiers pour qui la collecte est faite, des catégories de personnes à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils sont recueillis et de la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec.

CONSENTEMENT

Les renseignements personnels communiqués à l’ACQ sont traités avec soin et gardés de façon sécuritaire pour la durée nécessaire aux fins déterminées et, sous réserve de ses politiques ou de la loi, ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins, sans le consentement de la personne concernée.

Le consentement de la personne concernée sera obtenu par l’ACQ lorsque celui-ci est exigé par la loi, notamment lorsque les renseignements personnels sont :

• Recueillis auprès d’un tiers ou communiqués à un tiers, sauf exception prévue par la loi (par exemple, dans le cadre de l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise);
• Utilisés à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Lorsque requis, le consentement de la personne concernée, pour être valide, doit être :

1. Manifeste : certain et sans ambiguïté.
2. Libre : exprimé sans condition, contrainte ou menace.
3. Éclairé : formulé en connaissance de sa portée. Le membre du personnel requérant le consentement doit lui prêter assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement donné.
4. Demandé pour chacune des fins visées, en termes simples et clairs.
5. Donné à des fins spécifiques.
6. Présenté distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée lorsqu’elle est faite par écrit.
7. Valide que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’ACQ utilisera les renseignements personnels obtenus dans l’unique objectif pour lesquels ils ont été recueillis et en fonction des usages permis par la loi.

Si les renseignements personnels sont utilisés à d’autres fins, l’ACQ obtiendra le consentement de la personne concernée au préalable.

Toutefois, les renseignements personnels peuvent être utilisés à une autre fin, sans le consentement de la personne concernée, notamment :

• Lorsque leur utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis;
• Lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée ou;
• Lorsque permis par la loi.

COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels recueillis seront accessibles uniquement aux membres du personnel de l’ACQ qui ont la qualité de les connaître dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

Il se pourrait que l’ACQ communique des renseignements personnels (ex. : nom, prénom, adresse physique, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse courriel) à l’un de ses partenaires, fournisseurs de services ou mandataires, sans le consentement de la personne concernée, lorsque cela est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise pour lequel les renseignements personnels ont été communiqués, ou lorsqu’exigé ou permis par la loi. Lorsque requis, l’ACQ obtiendra le consentement de la personne concernée.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi ou d’une obligation légale, les renseignements personnels transmis ne seront conservés que pour la période nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi ou d’une obligation légale, lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ces derniers doivent être détruits conformément aux procédures mises en place par l’ACQ et la loi.

MESURES DE SÉCURITÉ

Afin de protéger les renseignements personnels que l’ACQ recueille, utilise, communique, conserve et détruit, l’ACQ a mis en place des mesures physiques, technologiques et administratives pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels afin d’empêcher l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé par la loi et toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Ces mesures de sécurité sont adaptées au degré de sensibilité des renseignements personnels, à la finalité de
leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

L’ACQ s’est dotée d’un protocole énonçant les principales lignes directrices à suivre dans le cadre du traitement d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel. Dans une telle éventualité, ce protocole vise notamment à minimiser les conséquences, résoudre l’incident de confidentialité et empêcher que de tels incidents se reproduisent.

DROIT DE RETRAIT / DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION

Toute demande de retrait de consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels, demande d’accès à des renseignements personnels ou demande de rectification de ces derniers doit être adressée au RPRP. La demande sera traitée dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit.

PLAINTE

Toute plainte concernant le traitement des renseignements personnels devra être acheminée au RPRP pour étude et réponse aux coordonnées suivantes :

Me Gabrielle Darveau-Breton, directrice des Affaires juridiques
9200, boul. Métropolitain Est
Montréal QC H1K 4L2
T 514 354-8249 – F 514 354-8292
rprp@acq.org

ENTRÉE EN VIGUEUR ET MISE À JOUR

La Politique est en vigueur depuis le 24 août 2022. Elle a été mise à jour le 7 février 2024